“Ninguna empresa puede ser mejor o peor que las personas que la integran”. Kaoru Ishikawa. 

Los archivos de las gerencias de Recursos Humanos son garantes de derechos y deberes de las personas que laboran en las empresas.

Pertenecen al primer ciclo de vida de los documentos, llamados Archivos de Oficina o de Gestión, y su organización es vital para el desarrollo institucional.

 En la Administración Pública, el Archivo General de la Nación (AGN) es el organismo rector de la archivística, según consigna la Ley General de Archivo de la República Dominicana (481-08).

El capítulo III de esta Ley, dedicado a los Archivos Privados, dice: “Las instituciones privadas y los particulares detentores de fondos documentales pueden solicitar apoyo y asesoría en materia archivística al AGN”, párrafo II, Art.40.

Sus series documentales son correspondencia, nóminas, seguro, capacitación, dirección, administración y otros departamentos que generen un volumen de documentos que así lo requieran. Otras series son la del Ministerio de Administración Pública, en el sector público, y la del Ministerio de Trabajo en el sector privado. Los tipos documentales son iguales en ambos sectores y la gestión de los mismos también, en la mayoría de los casos.

El expediente laboral, llamado también expediente de personal, es otra serie. Es muy peculiar por las características que contienen sus unidades documentales: hojas de vida, licencias médicas, calificaciones, certificaciones, reconocimientos, amonestaciones, contratos, número de cédula, entre otras.  

Este expediente es garante de los derechos de jubilación y pensión, contiene datos como competencias profesionales, evaluaciones y sobre la privacidad de las personas, que no se deben divulgar. Es obligatorio entregar copias de las certificaciones en caso de solicitud de los empleados que las requieran.

La ordenación de estos expedientes puede ser alfabética o numérica. Debe existir uniformidad en el orden de sus unidades documentales. Por ejemplo, si la hoja de vida es la primera, todos los expedientes deben tenerla al inicio.

La Constitución de la República, la Ley 41-08 sobre Función Pública y su reglamento de aplicación, la Ley 200-04 (ésta aplica a todas las instituciones que reciben fondos del Presupuesto Nacional) y su reglamento de aplicación 130, la Ley 481-08, entre otras, constituyen una parte de los preceptos legales y conceptuales de esta serie.

El reglamento 129-10 de la Ley de Archivo de República Dominicana en uno de sus considerandos dice “Que una correcta gestión archivística contribuye a la implementación de eficiencia, transparencia e idoneidad deseables”.

Eficiencia, transparencia e idoneidad puestas en práctica nos permiten instituciones integradas con un equipo de trabajo que termine con la disyuntiva que plantea Kaoru Ishikawa en la cita con la que iniciamos este artículo.

*La autora es Gestora documental*